Бронирование переговорных комнат: расписание прямо перед входом
Переговорную бронируют в календаре, а конфликты за неё происходят в коридоре - там, где расписания не видно. Консоль ICU CP100 перед входом показывает, занята комната или свободна, выводит её расписание на день и позволяет забронировать на месте, за пару касаний.
Проблема не в системе бронирования, а в том, что её не видно
В большинстве компаний система бронирования переговорных уже есть - это корпоративный календарь. Комнаты заведены, встречи назначаются, всё формально работает.
А дальше начинается то, что календарь не решает:
- ]
в занятую комнату заглядывают по три раза за встречу, потому что снаружи непонятно, идёт там совещание или нет;
- ]
свободная переговорная простаивает час, потому что никто не знал, что она свободна;
- ]
бронь висит, а встреча не состоялась - комната числится занятой и пустует;
- ]
разговор на пятнадцать минут не бронируют вообще: пока откроешь календарь, найдёшь свободную комнату и оформишь встречу, проще договориться в переписке.
Все четыре ситуации - про одно и то же: расписание существует, но не там, где принимают решение. Решение принимают у входа в комнату.
ICU CP100 - панель бронирования перед входом в переговорную
CP100 - сенсорная консоль, которая ставится у входа в переговорную и подключается к учётной записи этой комнаты в календаре. На ней:
- ]
текущий статус - «занята» или «свободна», видно с нескольких метров;
- ]
расписание на день - кто занял комнату и до какого времени;
- ]
бронирование на месте - увидели пустую комнату, заняли её касанием, не открывая календарь и не доставая телефон.
Бронь, сделанная с панели, попадает в тот же календарь, что и бронь из почтового клиента. Это не параллельный учёт: источник расписания один.
Панель ставится отдельно от всего остального
Важная деталь для планирования закупки: CP100 продаётся отдельно и не требует, чтобы переговорная была чем-то оснащена. Панель можно поставить на комнату, в которой стоит только стол и стулья, - она решает задачу занятости помещений, а не задачу видеосвязи.
Отсюда практический сценарий: панели берут сразу на все переговорные этажа или здания, потому что это административная задача с понятной стоимостью, а оснащение комнат техникой идёт отдельным проектом и в своём темпе.
Что даёт панель по сравнению с одним календарём
| Только корпоративный календарь | Календарь плюс панель CP100 | |
|---|---|---|
| Где видно расписание комнаты | В почтовом клиенте на своём устройстве | Перед входом в переговорную и в календаре |
| Понять снаружи, идёт ли встреча | Не поддерживается: требуется зайти в переговорную | Статус «занята - свободна» на панели |
| Занять свободную комнату сейчас | Открыть календарь, найти комнату, создать встречу | Касание на панели у входа |
| Короткие незапланированные встречи | Обычно не бронируются вообще | Бронируются, потому что это быстро |
| Простой из-за неотменённых броней | Комната числится занятой и пустует | Видно, что в комнате никого нет |
| Где хранится бронь | В календарном сервере | Там же, панель не заводит вторую базу |
Как бронирование связано с самой встречей
Если в переговорной стоит ICU Shell, бронирование перестаёт быть отдельным действием и становится началом встречи.
У каждой комнаты - своя учётная запись в почте и календаре, обычно с тем же названием, что написано на табличке у входа. Встречу планируют как обычно: выбирают комнату в участниках или в месте проведения и прикладывают ссылку на конференцию. Ссылка приезжает в комнату вместе с бронью, и к началу встречи она уже открыта на экране - не нужно пересылать её себе в мессенджер и набирать вручную.
Сервис при этом любой: Яндекс Телемост, Контур.Толк, МТС Линк, TrueConf, Vinteo, Zoom - всё, что открывается по ссылке и разрешено администратором в белом списке.
Отдельно закрыт сценарий «встречу назначили пять минут назад», когда бронирование через календарь уже не успевает: комнату можно пригласить письмом, и ссылка попадёт на экран тем же путём.
четыре сценария в переговорной · все платформы и совместимость
Что нужно с вашей стороны
- ]
Почтовый и календарный сервер: MS Exchange, Communigate Pro, RuPost, «Яндекс», VK, Mail.
- ]
Учётная запись в почте и календаре для каждой переговорной.
- ]
Календарные протоколы - ActiveSync, CalDAV или SMTP; подойдёт любой из них.
Если учётных записей для комнат ещё нет, их заводят один раз при внедрении - это работа администратора почтового сервера, обычно на несколько часов на весь парк.
Честно
CP100 не заменяет календарь и не является отдельной системой бронирования. Это способ показать и изменить расписание там, где оно нужно, - у входа в переговорную. Все брони живут в вашем календарном сервере.
Аналитики и отчётов по загрузке помещений в продукте нет. Если нужна статистика «какая комната сколько часов занята», её придётся собирать средствами календарного сервера или отдельной системой.
Панель - опция и оплачивается отдельно от терминалов и лицензий ICU Shell.
Мобильного приложения для бронирования у нас нет. Сотрудники бронируют оттуда же, откуда и раньше: из своего почтового клиента, - либо с панели у входа.
Частые вопросы
- У нас уже есть система бронирования переговорных. CP100 с ней подружится?
- Если она работает поверх корпоративного календаря по ActiveSync, CalDAV или SMTP - да, панель подключается к тому же календарю. Если это самописная система со своей базой и без календарных протоколов, нужно смотреть отдельно: пришлите, что используете.
- Сколько панелей нужно?
- По одной на переговорную. Именно поэтому их обычно и берут раньше терминалов: комнат в компании больше, чем оснащённых залов.
- Можно поставить панели, а видеосвязь оставить как есть?
- Да, это самый частый вариант входа. CP100 не зависит от того, что стоит внутри комнаты и стоит ли там вообще что-нибудь.
- Панель работает, если интернет пропал?
- Расписание берётся с вашего календарного сервера, поэтому связь с ним нужна. При работе во внутренней сети выход в интернет для этого не требуется.
- Что видно на панели постороннему в коридоре?
- Это стоит проговорить до закупки: во многих компаниях тема встречи и список участников на панели у входа недопустимы. Скажите, что для вас приемлемо показывать, - согласуем состав отображаемой информации.
